Nem a data da assinatura do contrato, nem o dia do recebimento de um pedido de compra: o momento da concretização definitiva de um negócio se dá mesmo é na geração de nota fiscal. É comum, nas modernas startups, verificar se um negócio pode mesmo ser concretizado, fazendo a seguinte pergunta: isso permite gerar uma nota fiscal?

Imagine o cuidado necessário ao preenchimento de uma nota fiscal eletrônica (NFe), para que ela de fato traduza o que foi negociado entre as partes. Se não alcançar esse intento, a Nota Fiscal eletrônica pode ser cancelada e os eventuais erros considerados atos de má fé pelas autoridades fiscais.

Segunda a Receita Federal, a NFe é um documento exclusivo do meio digital, da emissão ao armazenamento. Sua validade jurídica se dá pela assinatura digital do remetente — o que garante a autoria e integridade do documento. A validade jurídica, segundo a Receita, é dada pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade).

Quais empresas são obrigadas a emitir NFe?

Criada em 2005, a NFe passou a ser obrigatória três anos depois, de forma gradativa, de acordo com a atividade da empresa definida em sua CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).

A obrigatoriedade da emissão da NFe foi definida no Protocolo ICMS 10/07. Em resumo, sua definição para o tema é:

• Os Microempreendedores Individuais (MEIs) não são obrigados a emitir Nota Fiscal Eletrônica;
• As empresas estabelecidas em outras formas (Sociedades Anônimas, LTDAs e EIRELIs) são todas obrigadas a emitir NFe quando houver transformação de produtos (indústrias e fábricas) e quase todas as demais empresas de venda — seja para pessoas físicas ou jurídicas — também são.

Para saber se a sua empresa é uma dessas ou faz parte das raras exceções, pergunte ao seu contador, procure saber na SEFAZ do seu estado ou lei o Protocolo ICMS 10/07 do qual falamos.

Quais os cuidados necessários na emissão da NFe?

São muitas as armadilhas em que se pode cair na geração de uma NFe, pois são muitos os detalhes a verificar. É prudente verificar e corrigir tudo antes da emissão, para evitar dores de cabeça posteriores. Um erro — seja por falta de atenção no preenchimento, seja nas condições de armazenamento — pode resultar em multas de até 50% sobre o valor da operação e até anular a NFe. Somente é possível cancelar uma NFe por erro nas primeiras 24 horas após sua emissão.

No preenchimento, os problemas mais frequentes ocorrem por desconhecimento do emitente ou por falhas nos cadastros de produtos e de clientes, por isso é importante manter ambos sempre atualizados e completos. Quanto ao armazenamento, vale lembrar que a NFe precisa ficar à disposição da Receita Federal por um período de cinco anos a partir de sua emissão.

Como ocorre a emissão da NFe?

O primeiro ponto da emissão da NFe é a definição do uso do programa da SEFAZ. A instituição recomenda que as empresas que emitem poucas NFes o utilizem, enquanto as maiores devem pensar em um sistema automatizado.

Definido isso, a emissão começa com a geração de um arquivo eletrônico (XML) contendo as informações fiscais e a chave de acesso de 44 dígitos para assinatura digital. Esse arquivo é transmitido para a SEFAZ, que verifica o CNPJ, valida o layout e autoriza a emissão da nota, disponibilizando-a na internet para que todos que tenham a chave de acesso possam conferi-la. Ela também se encarrega de:

• Notificar a SEFAZ de destino nas operações interestaduais;
• Enviar a NFe à Receita Federal, que a arquiva.

Uma versão simplificada chamada DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) deve ser impresso para que a mercadoria transite. Ele contém a chave de acesso e um código de barras útil para os postos fiscais atestarem sua validade.

Uma versão da NFe é enviada pelo emitente ao cliente, que pode consultá-la no site da SEFAZ.

Conferir e reconferir os dados antes da emissão da NFe e garantir seu correto arquivamento são tarefas fundamentais. Quando o movimento de NFes é grande em sua empresa ou escritório, considere investir em um sistema automatizado de processamento e armazenamento para garantir sua tranquilidade.